高校行政管理办公自动化问题的研究与探讨

随着信息技术的迅猛发展，以及高校办学规模的逐步扩大，高校校园网络环境逐步建成。利用计算机技术实现办公自动化，已被高校各类工作人员广泛接受。办公自动化不仅大幅提升了办公效率，降低了办公成本，也实现了人与人之间的信息交流与共享，能够更加适应高校不断变化的办公需求，更加有利于学校各部门之间的协同合作和科学管理。在高校行政管理工作中，办公自动化系统因其相对人工办公的诸多优势，在日常工作中发挥着越来越重要的作用。大力推行高校的办公自动化建设，已成为学校转变管理职能，转变工作方式和作风，进一步提高工作质量和效率，建立办事高效、运转协调、行为规范的高校教育管理体制的重要任务。目前，我国高校行政管理办公自动化系统建设还存在着一些问题，需要结合我国办公自动化系统的实际应用情况，探索办公自动化系统建设的具体方法和步骤。

一、高校行政管理办公自动化系统存在的问题

1.工作人员专业化水平有待提高。随着网络应用的普及，电脑已成为必备的高校行政管理办公工具，工作人员的电脑应用能力已成为必须具备的一项工作技能。工作人员的电脑应用水平直接影响到整体办公自动化系统的实行。然而，目前有的高校出于诸多原因在各管理岗位安排的工作人员水平参差不齐，难以将办公自动化系统的作用充分发挥，从某种程度上也影响到了学校办公效率。为避免校园办公自动化系统推行陷入更多问题，学校行政管理工作人员的专业培训问题亟待解决。

2.学校缺乏整体规划。在高校信息化建设中，由于缺少整体系统规划，致使很多办公自动化系统开发和引入较为分散且缺乏柔性，为用户的实际应用需求考虑不周。很多办公自动化软件过于强调软件的覆盖面，对具体某一项的实际应用功能考虑不够全面。这也就造成了当用户需求稍有改变，办公软件无法对其做出相应的调整，乃至影响用户的实际使用效率。办公自动化软件技术含量低，创新设计较少，缺乏应对学校办公长远发展的适应性。从另一方面来说，目前很多高校仍不能真正实现完全的校内资源共享，各部门之间软件相对独立，相互之间缺乏统筹安排，软件之间缺乏接口定义，为信息的有效交流和利用带来了很大不便。缺乏有效的信息共享，必然会影响到学校整体办公效率。要充分发挥办公自动化系统的作用，首先要保证校内信息资源的共享与高效利用。

3.办公系统的安全性有待加强。开放式的网络环境很容易受到外界的恶意攻击和破坏。办公自动化系统运行过程中一旦遭遇病毒入侵，或黑客攻击，很容易造成数据丢失、系统无法运转甚至更加严重的后果。因此，办公自动化系统的安全问题如不能得到足够的重视，后果将不堪设想。

二、行政管理办公自动化系统建设需要注意的问题

1.对办公自动化系统建设进行整体规划。高校在进行办公自动化系统建设前要根据本校自动化办公现状和用户的实际需要以及未来有可能出现的需求变化，对校园行政管理办公自动化系统进行整体规划，制定切实可行的方针策略和发展计划。整体规划是在学校发展对信息化需求的基础上，结合信息技术的发展，做出相应的科学全面的规划。

首先，在制订整体规划时，学校高层管理人员需邀请相关支持部门人员以及办公自动化方面的专家共同参与，既要保证整体规划符合现今和未来发展的需求，又要确保规划的可实施性，保证办公自动化系统可以得到顺利运行。其次，制订整体规划需立足实际，尽力做到周到细致。因此，必须先了解学校用户的真实需求，然后根据具体需求制订规划。同时，还要了解学校能够用于办公自动化系统的人力和物力情况，结合实际投入情况制订规划。对于具体部门的细节要求，也要编入规划设计中，保障规划设计的具体实用性。

一个科学完整的整体规划，要从学校全局出发，不可偏重于某一方面，只有充分考虑办公需求、经费预算、实施可行性等多方面因素方可制订。

2.规范自动化系统的数据共享。由于各部门职能不同，使用信息的侧重也有所不同，这些不同种类的信息资源需要多个服务器进行集中管理，使多个应用系统通过各个节点的服务器来完成各自系统的功能，达到信息资源共享。（1）合理确定共享信息。学校办公系统所储备的各类信息资源都来自学校各个行政部门。办公自动化系统的开发需要在现有数据库资源的基础上结合需求分析，合理确立共享信息。所确立的共享信息一方面要能够满足学校高层管理人员对学校管理工作做综合决策分析的需要，另一方面也要能够满足学校内部各级管理部门之间信息交换和共享的需要。同时，关于基本信息资源的修改、补充等问题，在自动化系统开发之初也要做好协定。（2）将分析的局部数据库联系在一起。由于学校各行政部门长期以来相对独立，各自的数据库管理系统也多有不同。为实现办公自动化系统的资源共享，需要对各个独立的局部数据库之间的差异进行仔细研究，在逻辑上进行集中管理，建立起一个完整的全局概念数据库。拥有全局概念数据库，办公自动化系统所需的所有信息都可以向用户开放，更加方便了行政管理工作。（3）对数据进行规范化。高校办公自动化系统的实施为学校教育信息的汇总与管理带来了很大便利，大幅提升了学校的行政管理效率。为方便信息的统计管理，办公自动化系统的数据管理就要求尽量在规划的指导下采用统一标准规范有序进行，同时建立通用接口和平台。

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